Cilegon, Comunitynews— Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Cilegon terus menggencarkan upaya perlindungan dan penyelamatan arsip vital melalui kegiatan sosialisasi dan Bimbingan Teknis (Bimtek) Layanan Digitalisasi dan Enkapsulasi Arsip Vital. Kegiatan ini merupakan bagian dari strategi mitigasi bencana yang menyasar tingkat kabupaten/kota guna menjaga keberlangsungan arsip penting pemerintahan maupun masyarakat.
Kegiatan yang digelar di Aula Kelurahan Lebak Denok, Kota Cilegon, pada Jumat (19/12/2025) dan dihadiri oleh perwakilan masyarakat, aparatur kelurahan,Turut hadir Plt Asda 1 H.Bambang Bintang, SH., M.Si kepala dinas Dr.H.Ismatullah, S.Pd., M.Pd Kepala Bidang Kearsipan HJ.Eem Rohaeni, SH.MM.Noerholis Lurah Lebak Denok. Sosialisasi ini bertujuan meningkatkan pemahaman publik mengenai pentingnya pengelolaan arsip yang aman, khususnya arsip vital yang rentan rusak akibat bencana alam.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Cilegon, Dr. H. Ismatullah, dalam paparannya menjelaskan bahwa penyelamatan arsip dari ancaman bencana harus dilakukan secara sistematis dan berkelanjutan, mulai dari tahap pencegahan hingga pemulihan pascabencana. Menurutnya, arsip tidak hanya bernilai administratif, tetapi juga memiliki nilai hukum, historis, dan menjadi bukti hak masyarakat.
“Penyelamatan arsip dari bencana melibatkan persiapan atau pencegahan, seperti penyimpanan arsip di tempat yang aman menggunakan lemari besi, filling cabinet tahan api, atau ruang khusus yang kedap air. Selain itu, diperlukan rencana darurat yang jelas agar ketika bencana terjadi, penanganan dapat dilakukan dengan cepat dan tepat,” ujar Ismatullah".
Ia menambahkan, pada tahap tanggap darurat, arsip yang terdampak bencana harus segera dievakuasi ke tempat yang kering dan aman. Arsip basah perlu dipisahkan berdasarkan tingkat kerusakannya, dibersihkan dari lumpur atau kotoran, lalu dikeringkan secara bertahap, baik secara alami dengan diangin-anginkan maupun dibantu kipas angin. Untuk dokumen yang saling menempel, dapat dipisahkan secara hati-hati menggunakan alkohol atau metanol.
Lebih lanjut, Ismatullah menegaskan bahwa digitalisasi arsip menjadi salah satu kunci utama mitigasi bencana jangka panjang. Arsip digital yang dikelola dengan sistem yang tangguh dan aman dinilai mampu meminimalkan risiko kehilangan informasi akibat kerusakan fisik dokumen.
“Arsip digital yang resilien akan sangat membantu ketika arsip fisik rusak atau hilang. Oleh karena itu, digitalisasi dan enkapsulasi arsip vital harus menjadi perhatian bersama, tidak hanya pemerintah, tetapi juga masyarakat,” jelasnya.
Dalam kesempatan tersebut juga disampaikan peran Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang berfungsi memberikan pedoman, pendampingan, serta koordinasi lintas lembaga dalam upaya perlindungan arsip pemerintahan, arsip publik, hingga arsip keluarga. Sementara itu, pemerintah daerah berperan aktif melakukan sosialisasi dan pengamanan arsip penting di wilayah masing-masing.
Sosialisasi ini menekankan fokus penyelamatan pada arsip vital, seperti dokumen kependudukan, pertanahan, dan arsip pelayanan publik lainnya, serta arsip keluarga yang memiliki nilai hukum dan historis bagi masyarakat. Diharapkan melalui kegiatan ini, kesadaran masyarakat terhadap pentingnya pengelolaan arsip yang aman dan tertib semakin meningkat, sehingga risiko kehilangan arsip akibat bencana dapat diminimalkan.
