Cilegon, Comunitynews— Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Cilegon menggelar Bimbingan Teknis (Bimtek) Pengelolaan Arsip bagi pengelola arsip Organisasi Perangkat Daerah (OPD), sekolah, kecamatan, BUMD, serta perwakilan organisasi kemasyarakatan dan politik, pada Rabu (18/12/2025). Kegiatan ini berlangsung di Aula Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Cilegon.
Kegiatan tersebut dibuka oleh Kepala Dinas Perpustakaan Kota Cilegon, Dr. Hj. Ismatullah, S.Pd., M.Pd., yang dalam sambutannya menekankan pentingnya empat pilar kearsipan sebagai fondasi utama dalam pengelolaan arsip yang tertib, sistematis, dan akuntabel.
Empat pilar kearsipan tersebut meliputi Tata Naskah Dinas (TND), Pola Klasifikasi Arsip (PKA) atau kode klasifikasi, Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip (SKKAD). Keempat pilar ini bertujuan memastikan arsip tersimpan dengan baik, mudah ditemukan kembali, memiliki nilai guna hukum dan administrasi, serta terjaga keamanannya sebagai memori organisasi dan negara.
“Tata Naskah Dinas menjadi pedoman penulisan dan pengiriman surat resmi agar seragam dan memiliki kekuatan hukum. Sementara Pola Klasifikasi Arsip berfungsi mengelompokkan arsip berdasarkan fungsi organisasi, JRA mengatur masa simpan arsip, dan SKKAD memastikan keamanan serta hak akses arsip,” jelas Ismatullah.
Lebih lanjut, Kepala Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan Kota Cilegon, Hj. E.M. Rohaemi, S.H., M.M., menjelaskan bahwa bimtek ini bertujuan meningkatkan pengetahuan dan kemampuan pengelola arsip di setiap OPD terkait tata kelola kearsipan, mulai dari penciptaan arsip hingga penyusutan arsip sesuai prosedur.
“Arsip memiliki umur simpan dan nilai guna yang berbeda. Ada arsip yang bersifat vital dan permanen karena bernilai sejarah, ada pula arsip yang dapat dimusnahkan setelah habis masa retensinya. Namun, pemusnahan arsip harus melalui prosedur dan berita acara yang sah,” ujarnya.
Ia menambahkan, arsip merupakan rekaman setiap peristiwa, baik yang bersifat administratif, sosial, hingga kebencanaan. Seiring perkembangan teknologi informasi, pengelolaan arsip juga harus menyesuaikan dengan perubahan zaman, dari sistem manual hingga digital.
Sementara itu, Fungsional Arsiparis Dinas Perpustakaan Kota Cilegon, Widowati, S.Str.Ars, selaku pemateri, menyoroti masih rendahnya kesadaran sebagian pihak terhadap pentingnya arsip. Menurutnya, banyak arsip yang tidak dikelola dengan baik, bahkan diabaikan, hingga akhirnya menimbulkan persoalan saat dibutuhkan sebagai bukti otentik.
“Melalui bimtek ini, kami ingin menertibkan penciptaan arsip, terutama tata naskah dinas. Saat ini sudah ada Pedoman Tata Naskah Dinas melalui Peraturan Wali Kota Nomor 25 Tahun 2023. Jika surat tidak dibuat sesuai pedoman, maka keabsahannya bisa diragukan,” jelas Widowati.
Ia juga mengingatkan pentingnya tertib penomoran surat serta pemahaman ciri-ciri surat resmi untuk menghindari praktik surat palsu atau asli tapi palsu (aspal). Pengetahuan terhadap format, jenis huruf, kop surat, stempel, dan penandatangan menjadi kunci dalam mengenali keaslian arsip.
Melalui kegiatan ini, para peserta diharapkan mampu menerapkan pengelolaan arsip yang tertib di lingkungan kerjanya masing-masing serta menularkan pemahaman tersebut kepada rekan kerja lainnya.
“Budaya tertib arsip sangat penting karena arsip dibutuhkan dalam hampir seluruh aspek kehidupan, mulai dari administrasi pemerintahan, pendidikan, transaksi hukum, hingga kepentingan ahli waris dan masa depan,” tutupnya.
Kegiatan bimtek ini menjadi bagian dari upaya Pemerintah Kota Cilegon dalam mewujudkan good governance yang didukung oleh sistem administrasi dan kearsipan yang baik, tertib, serta berkelanjutan.
.jpg)
