CILEGON, Comunitynews– Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Cilegon, Dr. H. Ismatullah Syichabudin, S.Pd., M.Pd, menegaskan pentingnya pengawasan kearsipan sebagai upaya menjamin terselenggaranya tata kelola arsip yang tertib, akuntabel, dan sesuai dengan prinsip serta standar kearsipan nasional. Hal tersebut disampaikan sebagai bagian dari upaya meningkatkan kualitas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kota Cilegon pada Selasa (25/02/2026).
Menurut Dr. Ismatullah, pengawasan kearsipan merupakan proses penilaian kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan pelaksanaan pengelolaan arsip di setiap instansi pemerintah. Melalui pengawasan yang baik, diharapkan arsip yang dihasilkan dapat terjaga keasliannya, mudah ditemukan kembali, serta dapat digunakan sebagai bukti pertanggungjawaban penyelenggaraan pemerintahan.
Ia menjelaskan bahwa pengawasan kearsipan memiliki dasar hukum yang jelas, yakni Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan. Regulasi tersebut menjadi pedoman bagi seluruh instansi pemerintah dalam melaksanakan pengawasan guna memastikan kepatuhan terhadap aturan kearsipan sekaligus meningkatkan mutu penyelenggaraan administrasi pemerintahan.
“Pengawasan kearsipan bertujuan memastikan setiap perangkat daerah menyelenggarakan kearsipan sesuai ketentuan. Selain itu juga untuk mewujudkan tertib administrasi serta menjaga memori kolektif bangsa melalui penyelamatan arsip yang memiliki nilai guna penting,” ujar Dr. Ismatullah.
Ia menuturkan, ruang lingkup pengawasan kearsipan mencakup berbagai aspek penting, mulai dari kebijakan kearsipan di masing-masing perangkat daerah, kegiatan pembinaan dan bimbingan teknis, hingga pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis. Pengawasan juga mencakup kesiapan sumber daya manusia, ketersediaan sarana dan prasarana kearsipan, serta dukungan anggaran yang memadai.
Selain itu, pengawasan juga menilai pelaksanaan digitalisasi arsip melalui pemanfaatan sistem informasi kearsipan seperti aplikasi SRIKANDI, Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN), dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). Pemanfaatan teknologi informasi tersebut dinilai sangat penting dalam mendukung pelayanan publik yang lebih efektif dan transparan.
Dr. Ismatullah menjelaskan bahwa pengawasan kearsipan dilaksanakan melalui dua mekanisme, yaitu pengawasan internal dan pengawasan eksternal. Pengawasan internal dilakukan oleh unit kearsipan atau inspektorat di lingkungan pemerintah daerah, sedangkan pengawasan eksternal dilakukan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) maupun lembaga kearsipan daerah tingkat provinsi.
“Melalui pengawasan internal, setiap perangkat daerah dapat melakukan evaluasi secara mandiri terhadap pengelolaan arsipnya. Sementara pengawasan eksternal berfungsi memastikan penyelenggaraan kearsipan telah sesuai dengan standar nasional,” jelasnya.
Dalam pelaksanaannya, pengawasan kearsipan dilakukan melalui beberapa tahapan yang sistematis. Tahap pertama adalah perencanaan, yaitu penyusunan program kerja pengawasan tahunan serta pembentukan tim pengawas. Tahap berikutnya adalah pelaksanaan yang meliputi entry meeting, pemeriksaan lapangan melalui verifikasi dokumen, wawancara, dan uji petik arsip.
Setelah itu dilakukan exit meeting sebagai forum penyampaian hasil sementara pengawasan kepada instansi yang diperiksa. Tahap terakhir adalah penyusunan laporan hasil pengawasan yang berisi evaluasi serta rekomendasi perbaikan guna meningkatkan kualitas penyelenggaraan kearsipan di masa mendatang.
Menurutnya, pengawasan kearsipan memiliki banyak manfaat bagi instansi pemerintah, di antaranya meminimalisir risiko kesalahan atau kehilangan arsip, meningkatkan kualitas pelayanan administrasi, serta menjadi barometer keberhasilan penyelenggaraan kearsipan di suatu lembaga.
“Arsip merupakan aset penting negara yang harus dijaga dengan baik. Melalui pengawasan kearsipan, kita dapat menyelamatkan arsip vital sekaligus memastikan dokumen penting tetap terpelihara dan dapat digunakan kapan pun diperlukan,” katanya.
Sementara itu, Hj. Eem Rohaemi, S.H., M.M, pejabat di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Cilegon yang pernah menjabat sebagai Pelaksana Harian (PLH) Sekretaris Dinas sekaligus Kepala Bidang Kearsipan, menyampaikan bahwa pengawasan kearsipan menjadi instrumen penting dalam meningkatkan kedisiplinan perangkat daerah dalam mengelola arsip.
Menurutnya, keberhasilan pengawasan tidak hanya ditentukan oleh penilaian semata, tetapi juga melalui pembinaan yang berkelanjutan kepada seluruh perangkat daerah agar mampu menerapkan sistem kearsipan secara benar dan sesuai standar.
“Melalui pengawasan dan pembinaan yang berkesinambungan, perangkat daerah akan semakin memahami pentingnya pengelolaan arsip yang baik. Arsip bukan hanya dokumen administrasi, tetapi juga bukti sejarah penyelenggaraan pemerintahan daerah,” ujarnya.
Ia menambahkan bahwa pengawasan kearsipan juga mendorong perangkat daerah untuk lebih siap menghadapi perkembangan sistem kearsipan berbasis digital, sehingga pelayanan administrasi menjadi lebih cepat dan efisien.
Senada dengan hal tersebut, Sri Wahyuning Widowati, A.Md., S.Tr.Ars, yang merupakan tenaga profesional di bidang kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Cilegon, menilai bahwa pengawasan kearsipan sangat membantu meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di tingkat perangkat daerah.
Menurutnya, melalui kegiatan pengawasan, perangkat daerah dapat mengetahui kekurangan dalam pengelolaan arsip sekaligus memperoleh solusi perbaikan yang tepat sesuai dengan standar kearsipan nasional.
“Pengawasan kearsipan membantu perangkat daerah memahami bagaimana tata cara pengelolaan arsip yang benar, mulai dari penciptaan arsip, penyimpanan, hingga penyusutan. Dengan begitu arsip akan lebih tertata, aman, dan mudah ditemukan kembali ketika dibutuhkan,” jelasnya.
Ia juga menekankan bahwa penerapan sistem arsip elektronik menjadi salah satu tantangan sekaligus peluang dalam meningkatkan kualitas kearsipan di lingkungan pemerintah daerah.
Lebih lanjut, Dr. Ismatullah menambahkan bahwa hasil pengawasan kearsipan juga menjadi salah satu komponen penilaian dalam reformasi birokrasi, khususnya yang berkaitan dengan digitalisasi pemerintahan dan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah.
Ia berharap seluruh perangkat daerah di Kota Cilegon dapat meningkatkan kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip yang baik serta aktif mengikuti pembinaan kearsipan yang dilaksanakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Cilegon.
“Dengan pengelolaan arsip yang tertib dan terstandar, kita dapat mewujudkan pemerintahan yang profesional, transparan, dan akuntabel,” pungkasnya.
.jpg)
